Materi Administrasi Perkantoran Kelas X Semester 1

                      MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN KELAS X SEMESTER 1
BAB 1
MATERI :
1.PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERTIAN PARADIGMA
      Adalah cara pandang orang terhadap diri dan lingkungannya yang akan memengaruhinya dalam berfikir,bersikap, dan bertingkah laku.
PENGERTIAN FILOSOFI
     Adalah studi mengenai kebijaksanaan dasar-dasar pengetahuan.
2.PENGERTIAN KANTOR
PENGERTIAN KANTOR
     Adalah balai tempat mengurus suatu pekerjaan atau disebut juga tempat kerja.
KANTOR DALAM ARTI DINAMIS
     Berarti ruang kerja atau ruang penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, penyimpanan dan penyampaian data dan informasi.
KANTOR DALAM ARTI STATIS
    Berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi. lembaga, ruang penyelenggaraan kegiatan pengunpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan/penyampaian data/informasi.
FUNGSI KANTOR :
     1.Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, dan laporan
     2.Merekam dan menyinpan data-data serta informasi
     3.Mengatur informasi
     4.Memberi informasi
     5.Melindungi aset
3.PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
     Adalah kegiatan perencanaan, pengordinasian, pengorganisasian, dan pengawasan kerja untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam kehidupan sehari-hari.
PENGERTIAN ADMINISTRASI SECARA LUAS
    Adalah proses kerja sama beberapa individu dengan cara yang efisien untuk mencapai tjuan organisasi.
PENGERTIAN ADMINISTRASI SECARA SEMPIT
   Adalah penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan.
4.UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI PERKANTORAN
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI:
    1.Pengorganisasian : tempat dan kerja sama langkah kerja dalam rangka mewujudkan tujuan     penyelesaian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
    2.Manajemen : bentuk rangkaian kegiatan penataan secara teratur agar pelaksanaan kegiatan   dilaksanakan secara teratur dan terkendali agar mencapai tujuan.
    3.Tata usaha : aktivitas pengolahan informasi yang diperlukan untuk membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi
    4.Kepegawaian : kegiatan mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja
    5.Keuangan : kegiatan mengatur dan mengolah penggunaan sumber daya sekaligus pertanggungjawaban penggunaan dana
    6.Perbekalan : kegiatan merecanakan, mengurus, dan mengatur penggunaan peralatan kerja
    7.Tata hubungan : kegiatan menciptakan hubungan dan dukungan yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap perusahaan
    8.Perwakilan : rangkaian perbuatan meciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukngan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
5.RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN
RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN
1.Kegiatan Kantor
   a.Office planning ( perencanaan perkantoran )
   b.Office organizing ( pengorganisasian perkantoran )
   c.Office actuating ( pengarahan perkantoran )
   d.Office controlling ( pengawasan perkantoran

2.Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a.Faktor lokasi kantor :

-faktor lingkungan

-faktor keamanan

-faktor harga

b.Sarana perabotan dan peralatan kantor :

  -perabotan : meja,kursi,papan tulis,berangkas,loker lemari arsip,etalase.

  -peralatan : kertas,tinta,lem,paper clip,staples,jepitan kawat, pena,kalender.

6.TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Tujuan administrasi perkantoran :

-menghimpun

-mencatat

-mengolah

-menggandakan

-mengirim

-menyimpan

Tujuan administrasi perkantoran menurut G.R.Terry :

-memberikan catatan dan laporan yang dengan biaya serendah-rendahnya

-membantu perusahaan memelihara persaingan

-memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

-membuat catatan dengan biaya minimal.

BAB 2

MATERI :

1. Karakteristik administrasi perkantoran

   A. Karakteristik administrasi

-Adanya sekelompok : dalam suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang memiliki tujuan yang sama

-Adanya kerjasama : dalam organisasi setiap penyelesaian pekerjaan tidak hanya mengandalkan satu individu namun perlu adanya kerjasama antara pegawai satu dengan yg lainya agar pekerjaan dapat berjalan dg baik dan lancar

-Adanya proses/usaha yang berkesinambungan : faktor terbesar dalamsuksesnya suatu usaha ialah memiliki proses atau usaha yang dapat memberikan keuntungan bagi usahanya dg cara yang baik dan tepat

-Adanya pembagian tugas : pekerjaan kantor tidak hanya dikerjakan dalam suatu bagian, tetapi dikerjakan dalam tiap bagian dari sebuah perusahaan.Setiap pegawai harus bertanggung jawab terhadap pelaksanaan tugasnya

-Adanya bimbingan,kepemimpinan,dan pengawasan :

-Adanya tujuan : dalam pendirian suatu organisasi/usaha pasti pihak-pihaknya akan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

   B. Karakteristik administrasi perkantoran

-Bersifat pelayanan : artinya melayani pelaksanaan pekerjaan operatif dalam mencapai tujuan organisasi dan memberikan pelayanan untuk membantu orang lain dalam mengerjakan pekerjaannya secara lebih efektif.

-Bersifat terbuka dan luas : artinya memberikan kemudahan atau meringankan dalam melakukan aktifitas pekerjaan kantor,

-Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi : artinya semua akibat pekerjaan kantor yang terpecah dan merembet ke setiap bagian, maka pekerjaan kantor itu akan dilaksanakan atau dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi

BAB 3

Materi :

Asas-asas management perkantoran

  1,Asas sentralisasi

-pengertian : yaitu pemusatan dari kegiatan kantor pada bagian kegiatan kantor pada suatu bagian/unit tertentu dan manajemennya diserahkan kepada satu orang yang khusus bartanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran

-kelebihan : kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran, mesin-mesin kantor dapat didaya gunakan sepenuhnya, keseragaman dapat dicapai, latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatkan

-kekurangan : kegiatan kantor yg di sentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit/bagian, prosedur pelaksanaan kerja berbelit-belit, adanya pengawasan yg ketat yg dapat menimbulkan frustasi, dapat menambah pekerjaan tata usaha surat menyurat, lambat dalam pelaksanaan tugas

   2.Asas desentralisasi

-pengertian : yaitu asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yg seakan-akan berdiri sendiri

-kelebihan : pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya masing-mmasing, pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yg bersangkutan, pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian atau unit sesuai dg syarat tertentu, pengawasan dapat dilakukan secara efektif

-kekurangan : pekerjaan akan terlalu bebas, tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi, kemungkinan timbulnya duplikasi arsip, adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor

    3.Asas dekonsentralisasi

 -pengertian : yaitu penggabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. Masing-masing asas mereka anggap saling mendukung dan melengkapi untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan.